Sådan kan Lean hjælpe med at indføre 4 dages arbejdsuge

For et par år siden havde jeg fornøjelsen af at afslutte en opgave hos Design- og møbelfirmaet UMAGE i København. Her anvendte jeg Lean som værktøjskassen til, at skabe momentet og den forbedringskultur, som der er nødvendig for at fastholde de gode resultater efter jeg som proceskonsulent trådte ud af virksomheden og de skulle stå på egne ben.

Opgaven gik ud på at hjælpe virksomheden med, at indføre 4 dages arbejdsuge pr. 1. august 2019. Jeg startede på opgaven den 1. maj 2019.

Historien bagved denne beslutning var truffet på et strategiseminar og da jeg kom ind på opgaven, var det personalemæssige aftalt med medarbejderne. Navnet på konceptet blev 4-3, idet medarbejderne skulle være 4 dage på arbejde, holde 3 dages weekend, også være klar igen om mandagen til en ny 4 dags uge.

Min opgave gik på selve processen samt implementeringen af de løsninger, vi ville komme frem til og det er den del af opgaven, jeg vil beskrive i denne artikel, herunder de erfaringer, jeg gjorde mig og hvad jeg har lyttet og læst mig til hvad andre virksomheder har af erfaringer på dette område.

Min påstand er at jobbet, hvor vi møder ind mandag – fredag kl. 8.00 – 16.00 er ved at gå på pension. Medarbejdere har i dag andre forventninger samt behov til deres arbejdsgiver. Om det er kortere arbejdsuge, motion i arbejdstiden eller noget helt tredje, det ved jeg ikke.

Vi nåede at indføre 4 dages arbejdsuge til 1. august og resultatmæssigt har det været en stor succes for UMAGE.

Deres resultat er eksempelvis tredoblet. Den nysgerrige kan læse udtalelsen samt se forskellene mellem årsregnskabet for 2018 og 2019 i denne artikel fra branchemediet Wood Supply.

Rene Nørbjerg er ledelseskonsulent, ekspert i GDPR, Lean og procesoptimering med erfaring fra store organisationer som eksempelvis Atea, G4S, Nordea med flere.

Rene har i mange år været selvstændig konsulent med proces- og driftsoptimering, Lean og GDPR som spidskompetencer.

Den korte version af vejen frem til målet var, at vi havde 2 dages workshop med hver enkelt afdeling.

På dag 1 gennemgik vi alle processerne som den enkelte afdeling udførte, herunder hvor de fik deres opgaver fra og hvem de skulle levere deres berigede opgave videre til.

Alene det at skulle fortælle en udefrakommende person (mig) hvad de forskellige opgaver går ud på, gør at medarbejdere er nødt til at forklare sammenhæng og udførelse af opgaverne mere detaljeret.

På Lean-sprog kaldes dette for Value Stream Mapping samt en as-is kortlægning.

Dag 2 blev anvendt på udarbejdelse af det optimale flow for de enkelte arbejdsopgaver, herunder hvilke udfordringer det ville give at optimere processen, så det blev den mest optimale proces til gavn for kunderne samtidig med, at der blev anvendt mindre tid på den enkelte opgave.

Dette var ikke kun en optimeringsopgave, kundetilfredsheden og dermed salget måtte jo ikke falde, tværtimod.

Dag 2 blev anvendt på udarbejdelse af det optimale flow for de enkelte arbejdsopgaver, herunder hvilke udfordringer det ville give at optimere processen, så det blev den mest optimale proces til gavn for kunderne samtidig med, at der blev anvendt mindre tid på den enkelte opgave.

Dette var ikke kun en optimeringsopgave, kundetilfredsheden og dermed salget måtte jo ikke falde, tværtimod.

Efter hver workshop blev der udarbejdet handlingsplaner, så alle vidste hvad der skulle ske samt terminer for de enkelte aktiviteter. Der foregik dialog med de afdelinger, som der var input til og ønsker om ændringer, der kunne skabe forbedringer blev ligeledes taget som en del af den enkelte afdelings handlingsplan.

Efter implementeringen blev fastholdelse sikret bl.a. ved at oprette en idébank, hvor samtlige medarbejdere kunne komme med forslag til forbedringsområder.

Idébanken blev forankret i HR.

Den første virksomhed i Danmark, der indførte 4 dags arbejdsuge, var IT virksomheden IIH Nordic. De startede helt tilbage i starten af 2017. Baggrunden var, at de ville tilbyde medarbejderne noget andet end bare en højere løn for at sikre fastholdelsen af medarbejderne.

Resultaterne, som de oplever er: højere medarbejdertilfredshed, mindre sygefravær og stress, samtidig har det en positiv indflydelse på omsætningen i virksomheden. Du kan læse meget mere om deres erfaringer samt deres koncept på deres hjemmeside.

Gennem det sidste år har jeg mødt flere virksomheder, som har indført 4 dags arbejdsuge. F.eks. har jeg talt med en møbelhandler, der har lagt opgaven med at planlægge de 4 dages arbejdsuge ud til medarbejderne med succes. Både hos sælgerne, kundeservice samt montørerne.

En anden virksomhed jeg har talt med, der har indført 4 dags arbejdsuge, har samtidig givet medarbejderne et kort til det nærmeste motionscenter, idet det stod højt på listen over ønsker fra medarbejderne. Dette har udover øget tilfredsheden givet et godt socialt sammenhold, idet flere af medarbejderne nu træner sammen

IT-virksomheden ABTION indførte 4 dags arbejdsuge ultimo december 2019. Her har de gjort det forbudt for medarbejderne at arbejde om fredagen, men de når at løse den samme mængde opgaver. Fredagen skal bruges på at sikre dig en god start på weekenden, hente børn tidligt, få en tid til frisøren, tandlægen eller hvad der nu lige passer dig at gøre denne dag.

Hvordan de har gjort, kan du læse mere om på deres hjemmeside.

Der er også flere kommuner, som er startet op med 4 dags arbejdsuge- De har dog ikke sat arbejdstiden ned, hvilket gør at medarbejderne ikke umiddelbart skal optimere deres arbejdsgange, men bare arbejde længere tid på den enkelte dag.

For mig at se er dette højst en halv løsning, og ikke indførsel af 4 dags arbejdsuge som koncept. Men det bliver spændende at følge de erfaringer, som kommunerne gør sig.

I udlandet er der også virksomheder, som har taget 4 dags arbejdsuge til sig. Den mest markante er nok Microsoft i Japan, hvor kulturen ellers har været, at det drejer sig om at arbejde flest mulige timer pr. uge.

Microsoft i Japan startede med 4 dages arbejdsuge i august 2019, efter et halvt år kunne de registrere en fremgang i omsætningen på 40%.

Magisterbladet har en artikel med mange gode kildehenvisninger om det.